Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP – Hiệu lực từ 16/5/2026

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% của doanh nghiệp hiện được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp lý sau:

II. ĐỐI TƯỢNG VÀ MỨC ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN

2.1. Đối tượng phải đóng

Theo khoản b Điều 29 Luật Công đoàn 2024 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP, các đơn vị sau đây bắt buộc đóng KPCĐ 2%:

- Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế (trong nước, FDI, nhà nước).

- Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước.

- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

- Các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Lưu ý: Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở vẫn phải đóng KPCĐ 2%. Nghĩa vụ đóng không phụ thuộc vào việc có hay không có công đoàn tại doanh nghiệp.

2.2. Mức đóng và công thức tính

Ví dụ minh hoạ:

Doanh nghiệp có 10 nhân viên, mỗi người lương đóng BHXH là 8.000.000 đồng/tháng.

Tổng quỹ lương đóng BHXH = 10 × 8.000.000 = 80.000.000 đồng/tháng.

KPCĐ phải đóng = 2% × 80.000.000 = 1.600.000 đồng/tháng.

III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN - CÁC BƯỚC CỤ THỂ

Quy trình dưới đây áp dụng cho doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở (phổ biến nhất). Phần riêng cho doanh nghiệp đã có công đoàn được nêu tại Bước 5.

BƯỚC 1 – Xác định nghĩa vụ và mức đóng hàng tháng

- Căn cứ bảng lương đóng BHXH hàng tháng (do bộ phận Nhân sự/Kế toán lập).

- Tính KPCĐ = 2% × tổng quỹ lương đóng BHXH.

Lưu ý: lương đóng BHXH bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật BHXH, không bao gồm tiền thưởng, trợ cấp không thường xuyên.

BƯỚC 2 – Hạch toán kế toán

KPCĐ được hạch toán vào chi phí hoạt động SXKD của doanh nghiệp (Điều 5 Nghị định 105/2026/NĐ-CP):

Lưu ý: KPCĐ là chi phí hợp lý, được khấu trừ khi tính thuế TNDN, miễn đơn vị có chứng từ nộp tiền hợp lệ.

BƯỚC 3 – Liên hệ Liên đoàn Lao động để nhận tài khoản nộp

Theo Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở phải nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên trực tiếp do Liên đoàn Lao động (LĐLĐ) địa phương quản lý.

Các bước liên hệ:

1. Liên hệ LĐLĐ cấp quận/huyện hoặc LĐLĐ cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

2. Xuất trình Giấy đăng ký kinh doanh và đề nghị được hướng dẫn đóng KPCĐ.

3. Nhận thông tin tài khoản ngân hàng của LĐLĐ để chuyển tiền KPCĐ hàng tháng.

4. Đăng ký thông tin doanh nghiệp vào cơ sở dữ liệu quản lý của LĐLĐ (nếu chưa có).

Đây là số tài khoản đóng phí công đoàn cập nhật các tỉnh thành: (đang tiếp tục cập nhật)

BƯỚC 4 – Thực hiện nộp tiền và hạn nộp

BƯỚC 5 – Trường hợp doanh nghiệp đã có Công đoàn cơ sở

Nếu doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở (theo Luật Công đoàn), quy trình nộp có khác biệt:

- KPCĐ 2% được nộp thông qua Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở.

- Công đoàn cơ sở nhận KPCĐ và phân phối: 75% giữ lại tại công đoàn cơ sở để chi hoạt động; 25% nộp lên LĐLĐ cấp trên.

- Đoàn phí 0,5% do đoàn viên đóng hàng tháng qua lương: kế toán khấu trừ và nộp cho Ban Chấp hành CĐ cơ sở.

Lưu ý: Dù đã có công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo nộp đủ 2% KPCĐ đúng hạn. Ban Chấp hành CĐ cơ sở có trách nhiệm quyết toán với LĐLĐ cấp trên.

BƯỚC 6 – Lưu trữ chứng từ và báo cáo

- Lưu giữ toàn bộ chứng từ chuyển khoản KPCĐ để xuất trình khi cơ quan công đoàn hoặc cơ quan thuế kiểm tra.

- Bộ phận kế toán theo dõi công nợ KPCĐ trên TK 3382 hàng tháng.

- Cuối năm, đối chiếu số phát sinh TK 3382 với tổng KPCĐ đã nộp để đảm bảo không còn dư nợ.

- Không cần nộp báo cáo định kỳ riêng về KPCĐ cho cơ quan thuế, những số liệu phải khớp với bảng lương và kê khai BHXH.

IV. CÁC BƯỚC THÀNH LẬP CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ (CĐCS)

Theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam, Hướng dẫn 38/HD-TLĐ và các văn bản hướng dẫn hiện hành, doanh nghiệp có thể thành lập Công đoàn cơ sở khi đáp ứng đủ điều kiện sau:

- Doanh nghiệp hoạt động hợp pháp;

- Có từ 05 người lao động trở lên tự nguyện làm đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam.

Bước 1: Thành lập Ban vận động

- Người lao động tự nguyện thành lập Ban vận động (thường từ 03 người trở lên).

- Thực hiện tuyên truyền, vận động người lao động gia nhập công đoàn.

- Liên hệ Liên đoàn Lao động quận/huyện hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp để được hướng dẫn.

Bước 2: Tổ chức Đại hội thành lập Công đoàn cơ sở

Nội dung chính:

- Công bố danh sách người lao động tham gia công đoàn.

- Tuyên bố thành lập Công đoàn cơ sở.

- Bầu Ban Chấp hành Công đoàn.

- Bầu Chủ tịch Công đoàn.

- Thông qua chương trình hoạt động.

Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị công nhận

Hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị công nhận Công đoàn cơ sở.

- Danh sách đoàn viên và đơn xin gia nhập công đoàn.

- Biên bản đại hội.

- Biên bản kiểm phiếu.

- Danh sách Ban Chấp hành được bầu.

Bước 4: Công đoàn cấp trên thẩm định và ra quyết định

Trong khoảng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ:

- Công nhận đoàn viên.

- Công nhận Công đoàn cơ sở.

- Công nhận Ban Chấp hành và các chức danh công đoàn.

Bước 5: Hoạt động sau khi được công nhận

- Khắc dấu (nếu cần).

- Mở tài khoản công đoàn.

- Thực hiện thu đoàn phí, kinh phí công đoàn và tổ chức hoạt động công đoàn.

V. CÁC BƯỚC GIẢI THỂ (ĐÓNG) CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

Thông thường áp dụng khi:

- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản;

- Sáp nhập, hợp nhất;

- Công đoàn cơ sở không còn đủ điều kiện hoạt động hoặc đoàn viên không còn.

Bước 1: Họp Ban Chấp hành hoặc Đại hội Công đoàn

- Thảo luận và biểu quyết việc giải thể.

- Lập biên bản họp, nêu rõ lý do giải thể.

Bước 2: Ban hành quyết định đề nghị giải thể

- Lập văn bản gửi Công đoàn cấp trên trực tiếp.

- Kèm hồ sơ và biên bản họp.

Bước 3: Xử lý đoàn viên và tài sản công đoàn

- Chốt số lượng đoàn viên.

- Bàn giao quỹ, sổ sách, tài sản công đoàn cho công đoàn cấp trên theo hướng dẫn.

- Thanh quyết toán các khoản thu chi.

Bước 4: Công đoàn cấp trên ra quyết định giải thể

Sau khi thẩm tra hồ sơ, công đoàn cấp trên sẽ ban hành quyết định chấm dứt hoạt động của Công đoàn cơ sở.

VI. TRƯỜNG HỢP MIỄN, GIẢM, TẠM DỪNG ĐÓNG

VII. XỬ PHẠT VI PHẠM VÀ RỦI RO CẦN LƯU Ý

VIII. CHECKLIST THỰC HIỆN HÀNG THÁNG

PHỤ LỤC - BIỂU MẪU THAM KHẢO

Lưu ý: Các biểu mẫu dưới đây là mẫu tham khảo. Doanh nghiệp cần liên hệ LĐLĐ cấp tỉnh/thành phố để nhận biểu mẫu chính thức và cập nhật nhất tại địa phương.

PHỤ LỤC  - SỔ THEO DÕI ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN NĂM 2026

PHỤ LỤC 2 - MẪU VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ GIẢM/TẠM DỪNG ĐÓNG KPCĐ (tham khảo theo Phụ lục I NĐ 105/2026)

ĐƠN ĐỀ NGHỊ GIẢM/TẠM DỪNG ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN

Kính gửi: Liên đoàn Lao động tỉnh/thành phố …………………………………………

1. Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………

2. Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………

3. Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………

4. Số lao động hiện có: ………………………  Số lao động bị cắt giảm: ………………………

5. Lý do đề nghị (giảm/tạm dừng): ………………………………………………………………

   □ Khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ

   □ Khủng hoảng, suy thoái kinh tế

   □ Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa

6. Thời gian đề nghị giảm/tạm dừng: Từ tháng ……/20…… đến tháng ……/20……

7. Tài liệu đính kèm: Báo cáo tình hình lao động và tài liệu chứng minh khó khăn.

Chúng tôi cam kết các thông tin trên là đúng sự thật và sẽ thực hiện nghĩa vụ đóng KPCĐ đầy đủ khi hết thời gian được giảm/tạm dừng