Định danh cho công ty có người đại diện nước ngoài là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch điện tử, khai thuế, đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ pháp lý tại Việt Nam. Theo quy định mới nhất (Nghị định 117/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan), thủ tục định danh gồm 2 bước: định danh cá nhân người đại diện nước ngoài và định danh công ty. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện để doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ.

1. Vì sao cần định danh cho công ty có người đại diện nước ngoài?

- Đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch điện tử: Định danh giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thuế, hải quan, ngân hàng nhanh chóng và an toàn.

- Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và báo cáo: Định danh là cơ sở để doanh nghiệp khai báo và nộp thuế, tuân thủ quy định pháp luật.

- Đăng ký các dịch vụ công trực tuyến: Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ công.

- Được cấp mã định danh phục vụ quản lý nhà nước: Định danh giúp cơ quan quản lý theo dõi, hỗ trợ và quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

2. Thủ tục định danh cho công ty có người đại diện nước ngoài

Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, thủ tục định danh gồm 2 bước: Định danh cá nhân người đại diện nước ngoài và định danh tổ chức (công ty).

Bước 1: Định danh cá nhân người đại diện nước ngoài

Người đại diện cần chuẩn bị hồ sơ sau:

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.

- Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (mẫu TK01 ban hành kèm Nghị định 69/2024/NĐ-CP).

- Email hoặc số điện thoại đã đăng ký thông tin thuê bao (nếu có).

- Thông tin đề nghị tích hợp vào ứng dụng định danh quốc gia (nếu có nhu cầu).

Cách thực hiện:

- Người nước ngoài nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh.

- Sau khi xác minh thành công, cơ quan quản lý sẽ cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2, gửi thông báo kết quả qua:

+ Ứng dụng VNeID;

+ Email đã đăng ký;

+ Số điện thoại chính chủ.

Bước 2: Định danh công ty có người đại diện nước ngoài

Khi đã có tài khoản định danh cá nhân mức độ 2, người đại diện thực hiện đăng ký định danh tổ chức:

Các bước thực hiện:

1. Đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh mức độ 2.

2. Chọn mục Định danh tổ chức → Chọn Đăng ký định danh tổ chức.

3. Xác thực bằng passcode, vân tay hoặc khuôn mặt.

4. Chọn loại đăng ký định danh tổ chức (doanh nghiệp, tổ chức...).

5. Nhập đầy đủ thông tin về tổ chức theo hướng dẫn trên ứng dụng.

6. Xác thực lần nữa bằng passcode hoặc vân tay/khuôn mặt.

7. Gửi yêu cầu đăng ký và xem lại thông tin trước khi hoàn tất.

Kết quả:

- Yêu cầu đăng ký thành công sẽ được thông báo qua ứng dụng VNeID.

- Doanh nghiệp sẽ được cấp mã định danh tổ chức để sử dụng trong các giao dịch điện tử và quản lý pháp lý.

Một số lưu ý quan trọng

- Người đại diện nước ngoài phải định danh cá nhân trước khi định danh công ty.

- Thông tin hồ sơ phải khớp hoàn toàn giữa cá nhân và công ty.

- Email, số điện thoại cung cấp phải có khả năng nhận mã OTP/xác thực từ cơ quan nhà nước.

- Nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu để tránh phát sinh yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.

- Công ty cần định danh để:

+ Mở tài khoản ngân hàng

+ Kê khai thuế điện tử

+ Đăng ký hóa đơn điện tử

+ Tham gia đấu thầu qua mạng

Liên hệ ngay để được tư vấn!

Nếu bạn cần hỗ trợ Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn chi tiết từ chuyên gia hàng đầu!

- Mr. Việt - 097 445 2979 : https://zalo.me/0974452979
- W: www.viet-partners.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/VIETPARTNERS
- Fanpage đào tạo thực chiến: https://www.facebook.com/TGSACADEMYTAX
- Group Zalo cập nhật kiến thức mới hàng ngày: https://zalo.me/g/mgfrgm778
- Đặt câu hỏi hỗ trợ free tại Group: https://www.facebook.com/groups/155540603811437