Từ ngày 01/6/2025, các tổ chức, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn, kể cả khi khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin. Đây là nội dung mới được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất về xuất hóa đơn cho khách lẻ theo Nghị định 70, các trường hợp được miễn ghi đầy đủ thông tin người mua, và các hình thức hóa đơn được sử dụng hiện nay.

Căn cứ pháp lý:

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định thì trong một số trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn, người bán vẫn có thể xuất hóa đơn điện tử mà không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin của người mua, cụ thể:

“d) Sửa đổi, bổ sung điểm c và bổ sung điểm l vào khoản 14 như sau:

“c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.””

“l) Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.”

1. Quy định bắt buộc lập hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, không phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không. Việc lập hóa đơn áp dụng cho:

- Giao dịch mua bán thông thường;

- Hàng hóa biếu, tặng, khuyến mại;

- Dịch vụ thanh toán thay lương;

- Hàng hóa mượn, cho vay, hoàn trả;

- Và mọi trường hợp khác phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế.

Như vậy, việc lập hóa đơn không còn là lựa chọn của người mua, mà là nghĩa vụ bắt buộc của người bán.

2. Hình thức thể hiện hóa đơn hiện hành

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiện nay có hai hình thức hóa đơn chính được công nhận:

- Hóa đơn điện tử

- Được lập, lưu trữ và gửi bằng phương tiện điện tử;

- Có thể có mã hoặc không có mã xác thực từ cơ quan thuế;

- Là loại hình phổ biến và bắt buộc sử dụng trên toàn quốc từ ngày 01/7/2022 (trừ các trường hợp đặc biệt).

- Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in

- Áp dụng với một số đối tượng đặc thù chưa có điều kiện chuyển sang hóa đơn điện tử;

- Không được sử dụng đại trà và phải có sự chấp thuận của cơ quan thuế.

Hiện nay, gần như toàn bộ các doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử, kể cả khi xuất cho khách lẻ.

3. Hóa đơn cho khách lẻ phải có những nội dung gì?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123, nội dung cơ bản cần có trên hóa đơn gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn;

- Số hóa đơn;

- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế;

- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu có);

- Danh sách hàng hóa, dịch vụ: tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền;

- Thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có);

- Ngày lập hóa đơn;

- Chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có);

- Mã xác thực của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn điện tử có mã);

- Thông tin khác như chiết khấu, phí, khuyến mại,…

Trường hợp khách lẻ không cung cấp thông tin, người bán cần xác định liệu có thuộc nhóm được miễn ghi thông tin người mua hay không (xem tiếp mục 4).

4. Những trường hợp không cần ghi đầy đủ thông tin người mua

Nhằm giảm tải thủ tục cho doanh nghiệp, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung quy định cho phép miễn ghi một số thông tin trên hóa đơn điện tử trong các tình huống đặc thù, cụ thể như sau:

Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn rút gọn, nhưng vẫn phải đúng chuẩn định dạng dữ liệu và gửi cơ quan thuế theo yêu cầu.

5. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ

Dưới đây là các bước cơ bản để doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không lấy hóa đơn:

Bước 1: Cấu hình phần mềm hóa đơn

- Thiết lập mẫu hóa đơn riêng cho khách lẻ;

- Cho phép bỏ trống thông tin người mua nếu không bắt buộc.

Bước 2: Lập hóa đơn

- Ghi rõ danh sách hàng hóa, giá, số lượng, tiền thuế (nếu có);

-  Với khách lẻ, có thể ghi “người tiêu dùng” ở mục người mua;

- Trường hợp được miễn ghi tên – địa chỉ – MST: để trống.

Bước 3: Gửi hóa đơn

- Gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu áp dụng hóa đơn có mã);

- Lưu trữ nội bộ và gửi cho khách hàng nếu khách yêu cầu.

6. Mức phạt nếu không lập hóa đơn cho khách lẻ

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không lập hóa đơn theo quy định, kể cả cho khách lẻ, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ;

- Mức phạt có thể cao hơn nếu phát sinh hành vi gian lận thuế.

Kết luận

Việc xuất hóa đơn cho khách lẻ từ ngày 01/6/2025 là quy định bắt buộc, không còn phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không. Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định linh hoạt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong các tình huống thực tế, như miễn ghi thông tin người mua với giao dịch nhỏ lẻ, không định danh.

Doanh nghiệp cần:

- Rà soát lại quy trình xuất hóa đơn;

- Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử cập nhật đầy đủ;

- Hướng dẫn nhân viên bán hàng hiểu rõ nghĩa vụ lập hóa đơn kể cả với khách lẻ.

- Mr. Việt - 097 445 2979 : https://zalo.me/0974452979
- W: www.viet-partners.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/VIETPARTNERS
- Fanpage đào tạo thực chiến: https://www.facebook.com/TGSACADEMYTAX
- Group Zalo cập nhật kiến thức mới hàng ngày: https://zalo.me/g/mgfrgm778
- Đặt câu hỏi hỗ trợ free tại Group: https://www.facebook.com/groups/155540603811437