Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập theo pháp luật Việt Nam với chức năng hoạt động là khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Điều kiện cấp giấy phép VPĐD Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần thỏa 1 trong 5 điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập/đăng ký;

3. Trong trường hợp giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; và

5. Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

(Trích dẫn theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Khi mở văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam thì trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, không được đồng thời kiêm nhiệm 1 trong các chức vụ sau:

Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam;

Giám đốc chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài; và

Giám đốc chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.

Hồ sơ thành lập VPĐD Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để mở văn phòng đại diện doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thủ tục hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện;

2. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của Công ty mẹ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thành tiếng Việt và công chứng.

3. Các giấy tờ có giá trị tương đương giấy đăng ký kinh doanh của Công ty mẹ tại nước sở tại phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thành tiếng Việt và công chứng.

4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

5. Bản sao Báo cáo tài chính hoặc báo cáo kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất của Công ty mẹ tại nước sở tại phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thành tiếng Việt và công chứng.

6. Bản sao công chứng hoặc dịch công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện Công ty nước ngoài;

7. Các giấy tờ bản sao hợp đồng thuê văn phòng, hoặc bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê; hoặc

Các hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện cho Công ty nước ngoài do công ty mẹ ký và đóng dấu.

Quy trình thực hiện xin giấy phép VPĐD Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Sở công thương sẽ Giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn thực hiện từ 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn thực hiện: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Cục thuế Thành phố.

Thời hạn thực hiện: 07 ngày làm việc.

Các công việc cần thực hiện sau khi mở VPĐD Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam của công ty có vốn đầu tư nước ngoài, bạn cần lưu ý thực hiện ngay các việc sau:

1. Treo bảng tên văn phòng đại diện Công ty nước ngoài;

2. Mở tài khoản Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài;

3. Lập sổ kế toán ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;

4. Hoạch toán báo cáo tài chính định kỳ để báo cáo cho Công ty mẹ ở nước ngoài;

5. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài;

6. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

7. Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các thủ tục nhân sự cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện; và

8. Hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm cho Sở Công thương.

Các câu hỏi thường gặp

1. Khi nào phải làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài?

Nếu nhà đầu tư nước ngoài muốn thuận lợi hơn trong việc xúc tiến thương mại hay sử dụng như đơn vị liên lạc, trao đổi thông tin với công ty mẹ thì nên thành lập văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam.

2. Thời hạn sử dụng giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài?

Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, giấy phép văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn trong 5 năm nhưng không được quá thời hạn còn lại của giấy phép kinh doanh hoặc các giấy tờ khác có cùng giá trị sử dụng.

3. Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện Công ty nước ngoài.

4. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được phép ký hợp đồng kinh tế không?

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

5. Giấy phép văn phòng đại diện của công ty nước ngoài hết hạn có được gia hạn không?

Trường hợp giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hết thời hạn sử dụng, Văn phòng đại điện thương nhân nước ngoài có thể làm thủ tục gia hạn. Thời gian sử dụng của giấy phép gia hạn là 5 năm.

6. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.

7. Các nghĩa vụ thuế mà văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải thực hiện?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ nhận tiền từ công ty mẹ ở nước ngoài để chi cho các hoạt động của văn phòng đại diện và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, do đó không thuộc đối tượng phải nộp lệ phí môn bài.

Ngoài ra, để được tư vấn về dịch vụ thành lập doanh nghiệp với chất lượng cao chi phí cạnh tranh, vui lòng liên hệ: VIET & PARTNERS.

• Số điện thoại: Mr Việt: 097 445 2979. https://zalo.me/0974452979
• Website: dịch vụ thành lập doanh nghiệp

        Fanpage: https://www.facebook.com/VIETPARTNERS