Bài viết chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán nhà hàng khách sạn, xử lý chi phí nguyên vật liệu đầu vào không có hóa đơn và xác định tiêu hao hợp lý của chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm​

Vấn đề 01: yếu tố nguyên vật liệu đầu vào cho những mặt hàng không lấy được hóa đơn chứng từ như rau củ quả, thịt cá….

- Thực tế các mặt hàng này vẫn lấy được hóa đơn nhưng chỉ là giá cả đắt hơn cho so với giá cả ngoài thị trường (chợ, mua của dân) đó là 3 ông lớn tiêu biểu: siêu thị coopmart, siêu thị metro, Siêu thị Big C

- Nếu mua hàng hóa có hóa đơn ở các ông lớn này thì phải có các yếu tố ràng buộc: đặt cọc ký  quỹ, lấy hàng cũng phải theo quy trình thủ tục, giá cũng cao hơn thị trừơng bên ngoài, các vấn đề công nợ tồn đọng và thủ tục trả lại hàng nếu phát sinh cũng sẽ trở nên phức tạp theo quy định của họ ….nên đôi khi thấy nó phức tạp nhưng nếu là kế toán trưởng người ta thường tìm cách lấy hóa đơn ở đây để đảm bảo sau này các thủ tục về thuế được êm đẹp ko bị loại trừ và bắt bẻ của cán bộ thuế khi kiểm tra, đó là một đặc tính bảo thủ, cẩn thận, cẩn trọng cần có nơi họ vì đã làm kế toán trưởng công ty lớn uy tín và danh tiếng rất quan trọng xẩy tí mang tiếng cả đời nên họ không dám lấy hàng ngoài chợ để làm bảng kê 01/TNDN lỡ gặp ông thuế ngang ngược vào kiểm tra ko thích loại cả chỉ có nước ăn cám thay cơm nặng hơn cạp đất ra mà ăn

+ Hàng hóa không lấy được hóa đơn dành cho những ai không sợ trời, không sợ đất, không sợ gì cả vì chưa thấy quan tài chưa đổ lệ:

+Căn cứ: NGHỊ ĐỊNH Số: 218/2013/NĐ-CP Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2013. Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản, của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh

- Phải có chứng từ thanh toán chi trả tiền cho người bán

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm.

+ Hồ Sơ làm căn cứ: Tham khảo

- Hợp đồng mua bán (nếu có) kèm chứng minh thư người bán càng tốt- Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được (Vì đây là cá nhân, không phải là DN).

- Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu là hàng hóa, TSCĐ, CCDC)

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN

+ Căn cứ: THÔNG TƯ Số: 78/2014/TT-BTC Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2014 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

2.4/Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hoá, dịch vụ (không có hoá đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hoá là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc

nguyên liệu tận dụng tò sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu

trên) có mức doanh thu dưới ngưõng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
- Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
- Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Trường hợp giá mua hàng hoá, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

+ Hồ Sơ làm căn cứ: Tham khảo

- Hợp đồng mua bán (nếu có) kèm chứng minh thư người bán càng tốt

- Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được (Vì đây là cá nhân, không phải là DN).
- Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu là hàng hóa, TSCĐ, CCDC)

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN

Ghi chú: cách làm này sẽ có rủi ro

- Người dân không chịu hợp tác vì nếu đưa chứng minh thư để kẹp bảng kê họ sợ liên quan đến thuế má, liệu doanh nghiệp có lừa họ

- Cán bộ thuế không chấp nhận lý do mua thường xuyên liên tục với số lượng lớn và nhiều mà cá nhân thì ko thể cung cấp số lượng lớn như vậy được

- Họ yêu cầu yếu tố chứng minh việc mua bán gắt gao, bởi việc mua bán này doanh nghiệp có thể kê khai khống số lượng, và giá trị hàng hóa mua vào

- Những việc mua bán này người dân ít chịu sự dàng buộc về chất lượng sản phẩm của họ vì giá dẻ dĩ nhiên DN phải chấp nhận giống như mặc đồ sida thì bạn ko thể nó phải bóng đẹp như mới sự đua đòi chỉ làm bạn cảm thấy mình thua thiệt khi chạy theo hàng hiệu

Vấn đề 02: 

MUA HÀNG HÓA: kiểm soát yếu tố nguyên vật liệu đầu vào

Căn cư nhu câu hàng hóa tiêu dùng hàng tháng (bình quân), bộ phận kế toán (Kế toán hàng hóa + Kế toán trưởng) dự kiên số lượng và chủng loại hàng hóa đủ dùng trong tháng đề nghị Giám đôc phê duyệt Đê xuât mua hàng rôi tiên hành mua vê nhập kho (Theo mẫu công ty: Phiêu đềnghị mua vật dụng hàng hóa).

- Phòng kinh doanh nhận bill, hợp đồng, booking… => Lễ Tân và Phòng kinh doanh báo số lượng người, tiệc lên bộ phận Bếp để Bếp trưởng căn cứ thực đơn + Định mức món ăn => Lập bảng kê đề nghị mua hàng => chuyển cho Nhân viên thu mua đầu vào

(Bếp trưởng: 

+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu), Thực đơn tự chọn (À La Carte), Thực đơn tiệc (Buffet, Banquet …).
+ Định mức đầu vào nguyên vât liệu khống chế theo tỷ lệ 30%/ doanh thu bán ra
+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => dựa trên bảng giá thu mua đầu vào mà phòng kế toán cung cấp

+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: nếu thấy đầu vào đắt : thông báo với ban giám đốc đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ

+ Căn cứ bill, hợp đồng, booking…că cứ số lượng thực khách = > bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau , củ, quả….chuyển qua cho nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời

Yêu cầu của một nhân viên tiếp phẩm: 

- Lập Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng ? = > Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng = > trình kế toán trưởng ký duyệt = > tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể = > Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kết hợp kế toán nội bộ Đầu vào để kiểm soát công nợ được chi tiết theo từng đối tượng: số công nợ , thời gian thanh toán

- Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng? đơn giá? Thanh tiền? chủng loại? hình thức thanh toán? => lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
- Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho kế toán nội bộ Đầu vào nhập liệu: phiếu nhập kho nội bộ, phiếu chi tiền nội bộ…..

Thiết lập danh sách nhà cung ứng:

- Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => lập các bảng kê danh sách nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện công tác liên hệ thu mua : tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (di động, bàn…), tên người đại diện để liên hệ…….

- Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị
Nguyên liệu mua về:

- Hàng ngày nhân viên thu mua các nguyên vật liệu: thịt cá, rau củ, quả…

Xuất thẳng không nhập kho:

- Phiếu đề nghị mua hàng

- Hóa đơn tài chính

- Phiếu chi tiền hoặc hạch toán

- Ủy nhiệm chi nếu chuyển khoản

Nợ TK 621/ có 111,331

Nguyên phụ liệu nhập kho: dầu ăn, nước mắm, bột ngọt chiếm tỷ lệ 28%

- Phiếu đề nghị mua hàng

- Hóa đơn tài chính

- Phiếu chi tiền hoặc hoạch toán

- Ủy nhiệm chi nếu chuyển khoản

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

Nợ 152,1331/ có 111,331

Cuối tháng xuất theo định lượng tỉ lệ này, cái này đa số các phần mềm đều hỗ trợ chức năng này nên công việc của kế toán rất ư nhàn hạ

Nguồn: danketoan.com